Ловушки многозадачности и лучшие решения для организации работы

sushchestvuet-li-mnogozadachnost-f.png

Соблазны многозадачности

Поток информации и открывающиеся возможности так соблазнительны, что  порой хочется успеть ответить на все вызовы окружающей действительности.

Отвечая на звонок, разбирая почту и планируя совещание для проектной группы, мы хватаемся сразу за все, испытывая своего рода удовольствие: мы чувствуем себя более реализованными. Нам кажется, что такой подход соответствует современному ритму жизни. 

Но наш мозг не приспособлен к многозадачности. Когда мы обедаем, общаемся с семьей или друзьями, параллельно просматривая ленту новостей, мозг не фокусируется на всех этих действиях одновременно: напротив, он хаотично пытается переключаться между разными видами деятельности.

«Делать две вещи сразу – значит не делать ни одной».
Публий Сир, римский философ

В таких условиях мы все время находимся «между задачами», затрачивая огромное количество времени и энергии. При этом работа по каждой из задач не дает желаемых результатов.

Мы попадаем в ментальную ловушку, думая, что многозадачность означает делать все и сразу. Ведь человеку трудно сконцентрироваться в единицу времени более чем на одной задаче.

Наблюдаются следующие риски при таком подходе к многозадачности:

  • поверхностная обработка информации и, как следствие, неспособность фильтровать информацию, дефицит экспертизы по изучаемым вопросам;
  • перенос информации из одной задачи в другую и, как следствие, ошибки в обеих (при условии, что задач всего две);
  • неспособность завершить начатую задачу;
  • рост уровня неопределенности и, как следствие, развитие стресса, что, в свою очередь, приводит к замедлению когнитивных процессов;
  • переутомление и, как следствие – все вышеперечисленные пункты.

Дэйв Креншоу, эксперт в многозадачной среде по версии BBC News и консультант по вопросам повышения производительности, приводит в своей книге «Мифы о многозадачности» конкретные факты, демонстрирующие недостаток такого подхода.

sushchestvuet-li-mnogozadachnost.png

Хорошая метафора многозадачности – подсвечивание фонариком в темном помещении. Мы можем освещать им только один объект. Если появится новый стимул, например, шуршание в противоположном углу, мы направим фонарик в сторону нового раздражителя, потеряв из фокуса восприятия предыдущий объект.

Другой подход к многозадачности трактует ее как способность быстро переключаться с одной задачи на другую. В этом случае мы можем целенаправленно и осознанно управлять своим вниманием. Мы понимаем, что в данный момент наша цель – освещать выбранный объект.

Как научиться «правильной» многозадачности

  • Оцените, насколько оправдана многозадачность. Проведите ревизию своего рабочего времени. Вы увидите, что некоторые действия, которые вы совершаете, не приносят результатов, а служат барьером на пути к достижениям.
  • Используйте техники тайм-менеджмента. Составляйте списки задач, расставляя приоритеты и устанавливая сроки. Ставьте напоминания на запланированное время переключения задач.
  • Не переключайтесь между похожими проектами или видами деятельности. Казалось бы, мы упрощаем задачу нашему мозгу, на самом же деле – запутываемся в потоке информации. Схожие объекты или предметы мозг категоризирует в одно целое, и мы совершаем ошибки. Так, например, человек может случайно почистить зубы кремом для бритья или поставить электрический чайник на варочную поверхность.
  • Выделяйте время на отдых. На это время «выключите» работу из своего сознания и займитесь творческим делом. Такой отдых развивает креативность и делает ум более гибким.
  • Контролируйте такие отвлекающие факторы как электронная почта и социальные сети. Мы даже не замечаем, как много времени и энергии мы теряем на то, чтобы посмотреть, не прислал ли нам кто-нибудь смешную картинку или интересную статью.
  • «Смена декораций» позволит выйти из предыдущей задачи и погрузиться в следующую в относительно новых условиях. Так мы даем нашему мозгу сигнал для переключения. При смене обстановки нас окружают новые объекты, звуки и запахи, что позволяет полностью переключить внимание с предыдущей задачи на актуальную.

Консалтинг работает в режиме многозадачности с самого своего зарождения. BITOBE обладает обширной экспертизой в этом вопросе и делится своим опытом.

Мы систематически проводим мониторинг, внедряем и анализируем новые пути решения задач, а затем делимся своей экспертизой с клиентами. Наши образовательные продукты дают руководителям разных уровней импульс к развитию навыков работы в условиях многозадачности.

«В часе только 60 минут, в сутках только 24 часа, а в неделе – 168 часов. И как бы вы ни старались, что бы вы ни делали, изменить это вы не в силах. Вы можете только найти наилучший для себя способ действий в рамках того времени, которое вам дано».
Дэйв Креншоу